この章ではオートフィルについて説明します。
オートフィルは連続するデータを入力するときや同じ文字を入力するときに使われます。
先ほど「２０１１年生産表」と書きましたが、次はA3から下に1月から12月までの月を記述していきます。
12月までの月を1つずつ書いていくのは手間がかかります。
しかし、エクセルにはオートフィルと言う機能が付いていますので、一つのセルに1月と書けば「そのセル」から「ドラッグしたセル」までの月を自動で書き足してくれます。
では設定がオートフィルを使える状態になっているかを確認してみましょう。
アクティブセルの右下が次のように「黒い正方形」になっているのかを確認してください。
これが付いていないとオートフィル機能は使えません。
次の図はオートフィルが使えない状態です。
オートフィルが使えない場合はオートフィルの設定をONにしないといけません。
ONにする方法は初めに「ファイル」タブから「オプション」を選択してください。
「オプション」をクリックすると次のメニューが開きますので、その中の「詳細設定」をクリックします。
その中から赤枠で囲まれている「フィルハンドルおよびセルのドラッグアンドドロップを使用する」にチェックを入れ、「OK」を押します。
これでオートフィルの設定は完了です。
ではA3をアクティブセルにして、「1月」と書いてください。
数字の箇所は半角でも全角でも構いません。
書き終わりましたらエンターキーで確定してください。
その後に上の図の赤枠の箇所にカーソルを合わせます。
合わせますと「+」という形状に変わるので、変わったのを確認してからA14までドラッグします。
ドラッグしますと次のように12月まで自動で入力されます。
ドラッグする数を間違えた場合(次の例のようにA15までドラッグして1月まで表示させてしまった場合)は次の図のように右端にカーソルを合わせてA14までドラッグします。
これでA15の文字は消えます。
次はオートフィル機能を使ってドラッグした後に、次の赤枠で囲まれた記号が現れますが、これをオートフィルオプションといいます。
オートフィルオプションとはオートフィルをどのように表示するのかを決めるための機能です。
オートフィルオプションをクリックすると次のメニューが現れます。
「連続データ」がデフォルト(あらかじめ決まっているもの)になっています。
この「連続データ」は書式もコピーされてしまうので、書式をコピーしたくない時には「書式なしコピー」を選択します。
例えば「連続データ」では「1月」を赤字にしてから、オートフィル機能を使ってA14までドラッグするとすべて赤字になります。
「書式なしコピー」では「1月」のみが赤になります。
文字を赤字にする方法は文字を
のようにドラッグしてから次の赤枠をクリックします。
この機能は「ホーム」タブのフォントグループの中にあります。
クリックしますとカラーパネルが表示されるので、好きな色を選択します。
オートフィルオプションの「連続データ」の結果は以下の通りです。
オートフィルオプションの「書式なしコピー」の結果は以下の通りです。
この場合、「赤」という書式は引き継ぐことはありません。
前の例では「月」だけを実行しましたが、時間や曜日などもオートフィル機能を使うことが出来ます。
先頭に「月」「7:00」だけを書いて、後は先ほど説明した手順でオートフィル機能を使ってドラッグをします。
時間の間隔はデフォルトですと1時間です。
１５分や３０分単位で書く場合は1つ工程が増えますので、次で説明します。
ここでは１５分単位でオートフィルを行います。
B3とB4にそれぞれ「7:00」「7:15」と書いてください。
次に以下の図のようにB4をクリックします。
この時
と言う記号が現れますので、それをドラッグしたままB3まで持ってきてください。
A3までドラッグしますと次のようにA3とA4が囲まれます。
次はいつもの手順でB4の右下端にカーソルを合わせて、下までドラッグします。
結果は次の通りです。
次は数字をオートフィルで順番通りに並べます。
商品番号は「0001」と言う形式で並べられていることが多いですが、セルに「0001」と入力しても「1」に変換されて入力されてしまいます。
これを「0001」と入力するためには設定が必要です。
入力したいセルをアクティブセルにしてから、右クリックしますと次のメニューが表示されますので、その中から「セルの書式設定」をクリックしてください。
「セルの書式設定」をクリックしますと次のダイアログボックスが開きますので「ユーザー定義」を選択して、「種類」の欄に使用したい桁数だけ「0」を記述しましたらOKを押してください。
OKを押した後に実際に「0001」と書くと「1」とならないで「0001」と書くことが出来ます。
後はA9までオートフィル機能を使っていただくと次のようになりますので「連続データ」に印をつけてください。
結果は以下の通りです。
ではただの文字の場合、オートフィルを使用するとどうなるでしょうか。
結果は次のように同じ文字が入力されます。